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Strengere Buchführungsregeln (GoBD) ab 1.1.2015

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat in einem 37-seitigen Schreiben vom 14.11.2014 die neuen "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) veröffentlicht. Sie lösen die bisherigen BMF-Schreiben vom 7. November 1995 „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) und vom 16. Juli 2001 „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdu) ab. Das BMF aktualisiert, konkretisiert und verschärft die allgemeinen Buchführungsregeln durch die GoBD. Die Bestimmungen gelten ab 01.01.2015.

Die maßgeblichen gesetzlichen Grundlagen für die Führung von Büchern und Aufzeichnungen finden sich wie bisher im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung. Diese gelten unverändert weiter und werden durch die GoBD nicht berührt. Die GoBD sollten Sie vielmehr als ergänzendes „ungeschriebenes Recht“ betrachten. Denn spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung kommt es auf diese an. Denn eine Nichtbeachtung könne die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung gefährden und zu Schätzungen beim Umsatz und Gewinn führen.

Die GoBD gelten für alle Unternehmer, nicht nur für buchführungspflichtige, sondern auch für Einnahmen-Überschuss-Rechner, die keine doppelte Buchführung machen, wie etwa Kleinstunternehmen und Freiberufler, also z. B. Ärzte, Architekten, Fotografen oder auch Journalisten.

Grundsätzlich ist der Unternehmer für die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung bzw. seiner Aufzeichnungen verantwortlich. Dies gilt auch dann, wenn er diese Arbeiten oder Teile davon fremden Dritten zum Erledigen übertragen hat. Das ist stets der Fall, wenn Teile des gesamten Systems aus organisatorischen oder technischen Gründen ausgelagert wurden (z. B. Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung usw.). Ein fremder Dritter in diesem Sinne ist auch der beauftragte Steuerberater.

"Bücher" i. S. d. BMF-Schreibens (GoBD) sind nunmehr nicht nur Aufzeichnungen in Papierform, zu klassischen Büchern (z.B. Wareneingangsbuch) gebunden, in Form von Kladden aufbereitet oder als fortlaufendes amerikanisches Journal geführt. Als Bücher werden jetzt auch moderne elektronische Aufzeichnungs- und Archivierungsmöglichkeiten bezeichnet. Dabei sind bei der Verwendung des Begriffs "Bücher" auch die entsprechenden Aufzeichnungen der Nichtkaufleute und nicht Buchführungspflichtigen gemeint, z. B. Freiberufler.
Als Vor-, Haupt- und Nebenbücher werden heutzutage Datenverarbeitungssysteme mit deren einzelnen Modulen eingesetzt. Durch diese werden Daten und Dokumente erfasst bzw. erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt. Systeme dieser Art sind beispielsweise

• Warenwirtschaftssysteme
• Elektronische Waagen
• Kassensysteme
• Zahlungsverkehrssysteme
• Taxameter
• Materialwirtschaftssysteme
• Fakturierungsprogramme
• Zeiterfassungssysteme aller Art
• Finanzbuchführungs-, Anlagenbuchführungs- und Lohnbuchhaltungssysteme sowie
• Archivierungs- und Dokumentenmanagementsysteme aller Art.

Zu Systemen dieser Art zählen auch die Schnittstellen, mit denen diese Systeme miteinander verknüpft sind. Auf die Größe und Anzahl der benutzten Systeme kommt es nicht an.

Allgemeine Anforderungen an eine Buchführung nach den GoBD:
Ist eine Buchführung ordnungsgemäß, muss sie in der Praxis sowohl in Papier- als auch in elektronischer Form die folgenden Merkmale erfüllen:

• Buchführungswahrheit,
• Buchführungsklarheit,
• Vollständigkeit,
• Nachvollziehbarkeit.
• Zeitnähe,
• Lesbarkeit,
• Auswertbarkeit,
• Unveränderbarkeit.

Die Erfüllung dieser Merkmale kann in der Praxis problematisch werden. Beachten Sie jeden Punkt unbedingt genau und sprechen Sie mich im Zweifelsfall an.

Die wichtigsten Neuerungen der GoBD im Überblick:

Die Belegsammlung darf nicht planlos erfolgen. Sie muss entsprechend einer bestimmten Ordnung aufgebaut sein. Aufzeichnungen und die damit verbundene Belegablage müssen nach bestimmten Ordnungsprinzipien vorgenommen werden. Grundsätzlich ist kein bestimmtes Prinzip vorgeschrieben. Allerdings müssen Aufzeichnungen leicht nachvollziehbar und ebenso leicht den Belegen zugeordnet werden können.

Die Entstehung und die Abwicklung eines Geschäftsvorgangs müssen sich lückenlos progressiv und retrograd überprüfen lassen. Die progressive Prüfung eines Geschäftsvorfalls beginnt beim Beleg. Sie führt über die Grundaufzeichnungen (im Grundbuch) und das Journal zu den Buchhaltungskonten. Aus den Konten müssen die Entwicklung der Bilanz sowie der GuV (oder der Einnahmenüberschussrechnung) und in deren weiterer Folge die Daten der Steueranmeldungen bzw. –erklärungen nachvollziehbar sein.

Die Geschäftsvorfälle müssen zeitnah, d. h. unmittelbar nach der Entstehung, erfasst werden.

• Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden.
• Die unbaren Geschäftsvorfälle sind innerhalb von 10 Tagen zu erfassen.
• Waren- und Kostenrechnungen, die nicht innerhalb von 8 Tagen beglichen werden, müssen mit ihrer Kontokorrentbezeichnung (also kreditorisch) innerhalb dieser 8 Tage erfasst werden.

Zu unterscheiden ist hier zwischen

Entstehung eines Geschäftsvorfalls
Erfassung des Geschäftsvorfalls
Buchung des Geschäftsvorfalls

Nach seiner Entstehung ist der Geschäftsvorfall unmittelbar (max. 10 Tage) journalmäßig in den Grund(buch)aufzeichnungen zu erfassen.

Nach grundbuchmäßiger Erfassung ist dieser dann zeitnah (innerhalb des Folgemonats) zu buchen.

Wegen der Forderung nach zeitnaher chronologischer Erfassung der  Geschäftsvorfälle ist zu verhindern, dass die Geschäftsvorfälle buchmäßig für längere Zeit in der Schwebe gehalten werden und sich hierdurch Möglichkeiten eröffnen, den betreffenden Geschäftsvorfall später anders darzustellen.

Bei zeitlichen Abständen zwischen der Entstehung eines Geschäftsvorfalls und seiner Erfassung muss der Unternehmer Maßnahmen zur Sicherung der Vollständigkeit ergreifen. Durch organisatorische Vorkehrungen muss sichergestellt werden, dass die Unterlagen bis zu ihrer Buchung nicht verloren gehen. Das kann beispielsweise durch laufende Nummerierung der Ein- und Ausgangsrechnungen, Ablage in besonderen Mappen und Ordnern, durch elektronische Grundaufzeichnungen in einem Kassensystem, Warenwirtschaftssystem oder Fakturierungsprogramm erfolgen.

Verbuchung jedes Geschäftsvorfalls mit Namen des Vertragspartners: Nur ausnahmsweise darf in branchenspezifischen Sonderfällen (z. B. im Einzelhandel mit PC-Kasse ohne Kundenverwaltung oder bei Taxiunternehmen) auch künftig bei Barentnahmen auf den Namen der Vertragspartners verzichtet werden.

Unveränderbarkeit, Dokumentation der Löschung/Änderung von Buchhaltungs-aufzeichnungen: Es muss sichergestellt sein, dass bei nachträglichen Veränderungen der Daten die Erkenntlichkeit der Veränderungen gewährleistet ist. Eine lückenlose Änderungshistorie ist maßgeblich. Stammdaten müssen historisiert werden, ansonsten würde z. B. bei der Reproduzierung einer Verkaufsrechnung die falsche neue Anschrift enthalten.  Die Buchführungsperioden sind zeitnah festzuschreiben.

Bankkontoauszüge sind zu konkretisieren: Enthält der monatliche Kontoauszug viele Kontoblätter, so sind zusätzliche Angaben über Datum, Blattnummer und Positionsnummer erforderlich, damit die Zuordnung von Beleg und Aufzeichnung oder Buchung in angemessener Zeit nachgeprüft werden kann.

Keine Buchung ohne Beleg: Der bekannte Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ wird erstmals von der Finanzverwaltung bez. des Mindestinhalts sogar tabellenmäßig gefordert (Randziffer 77 des BMF-Schreibens).

Internes Kontrollsystem (IKS) des Unternehmers: Hier ist im Einzelnen vom Steuerpflichtigen anlassbezogen zu prüfen, ob das eingesetzte DV-System tatsächlich dem dokumentierten System entspricht. Diese verschärfte Prüfungspflicht des Unternehmers gilt selbst dann, wenn er die Aufzeichnungsaufgaben an einen Steuerberater oder an ein Rechenzentrum ausgelagert hat. Weitere Auskünfte erteile ich gerne auf Anfrage.

Datensicherheit: Der Unternehmer muss nachweisen, welche Maßnahmen er zur Gewährleistung der Datensicherheit ergriffen und wie er sie im Einzelnen eingesetzt hat. Schon aus eigenem Interesse werden Sie für eine ausreichende Datensicherung sorgen. Die DV-Systeme sind gegen Verlust, wie z.B. Unauffindbarkeit, Vernichtung, Diebstahl zu sichern und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen durch Zugangs- und Zugriffskontrollen zu schützen. Die gesicherten Daten sind regelmäßig zu überprüfen. Belege und sonstige Aufzeichnungen, die in konventioneller Form (Papier) aufbewahrt werden, sind ebenfalls für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu sichern und zu schützen. Das BMF weist in den GoBD ausdrücklich darauf hin, dass eine Buchführung mit nicht ausreichend geschützten Daten nicht als formell ordnungsgemäß angesehen wird. Zu einer Verwerfung Ihrer Buchführung kann es in diesem Fall auch kommen, obwohl Sie sämtliche sonstige Formalitäten eingehalten haben. Daher Sollten Sie diesen Punkt auf keinen Fall vernachlässigen. Sprechen Sie mich an.

Aufbewahrung der elektronischen Daten: Schließlich verwendet die Finanzverwaltung einen gesonderten Abschnitt für die elektronische Aufbewahrung. Aufzubewahren haben Sie danach alle Unterlagen, die zum Verständnis und der Überprüfung der für die Besteuerung grundsätzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. Einer der Kerngrundsätze aus den GoBD zur elektronischen Aufbewahrung ist, eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (z.b. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF oder Bildformat). Ein Ausdruck der Dokumente zur Papierverwahrung in einem Ablageordner verstößt demnach grundsätzlich gegen die GoBD.

Einscannen von Unterlagen: Einen gesonderten Abschnitt erhalten die GoBD bezüglich des Einscannens der in Papierform erhaltenen Buchführungsunterlagen. Es sind danach umfassende Dokumentierungen zu erstellen. Unter anderem ist festzuhalten, wer die Dokumente gescannt hat und wann dies geschehen ist. Falls Sie Interesse am „ersetzenden Scannen“ haben, so sprechen Sie mich bitte an.

Auslagerung von Daten, Systemwechsel: Die Unterlagen sind auch dann zu reaktivieren, wenn die entsprechenden Systeme oder Formate ausgelaufen sind. Erforderliche Lizenzen für Software etwa müssen weiter vorgehalten und bezahlt werden.

Verfahrensdokumentation: Ein wesentlicher Bestandteil der neuen Vorschriften ist die so genannte „Verfahrensdokumentation“, in der Unternehmen genau beschreiben müssen, wie ihre Dokumente und Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Dabei sind technische, organisatorische und prozessuale Anforderungen zu erfüllen, wobei der Umfang von der Komplexität und Diversifikation des Unternehmens abhängt. Die Beschreibung des „Internen Kontrollsystems“ ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation.

Datenzugriff des Finanzamtes: In welcher Form die Daten für die Ausübung des sogenannten Datenzugriffs bei Prüfungen des Finanzamtes usw. zu speichern sind, wird ausführlich geregelt und steht ausdrücklich im freien Ermessen des Finanzamtes. Bei unmittelbarem Datenzugriff durch das Finanzamt muss der Unternehmer die Unveränderbarkeit des Datenbestands und des DV-Systems durch die Finanzbehörde gewährleisten. Das heißt, der Unternehmer ist dafür verantwortlich, dass das Finanzamt nicht versehentlich Daten verändern kann.

Zertifikat und Testat eines DV-Systems: Die Finanzbehörde wird künftig nicht mehr bescheinigen, ob das vom Unternehmen eingesetzte DV-System den Anforderungen der GoBD entspricht; von der (möglichen) Verletzung der GoBD-Grundsätze erfährt der Unternehmer also erst bei einer Betriebsprüfung. Der Unternehmer kann sich gegenüber dem Finanzamt nicht auf ein ihm erteiltes Zertifikat oder Testat von Dritten (z.B. Verkäufer des DV-Systems oder dessen Wirtschaftsprüfer) bez. der GoBD-Konformität seiner DV-Anlage berufen. Der Unternehmer trägt gegenüber dem Finanzamt also die alleinige Verantwortung.

Unternehmen, wie auch Kleinst- und Kleinunternehmen werden gezwungen ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) einzusetzen:
• Mit der Aufnahme einer Geschäftstätigkeit ist oft auch die Anschaffung einer Finanzbuchhaltung verbunden. Hier beschwert sich kein Unternehmer.
• Entscheidet sich der Unternehmer mit digitalen Belegen zu arbeiten, elektronische Rechnungen zu empfangen bzw. zu versenden oder Papierdokumente durch Scannen in digitale Kopien umzuwandeln, so hat er sich selbst für diese Form der Aufbewahrung entschieden.
• Diese Entscheidung ist oftmals auch dadurch geprägt, dass sich der Unternehmer hierdurch Vorteile verspricht.
• Diese Vorteile müssen dann aber auch gleichwertig der Finanzverwaltung zur Verfügung stehen und somit müssen die Voraussetzungen der GoBD entsprechend berücksichtigt werden.
• Wer A sagt („Digitalisierung“ wählt) muss auch B sagen (DMS einsetzen).
• Ein DMS archiviert revisionssicher
• Ein DMS überwacht bzw. protokolliert alle Änderungen

Ist die Verwendung von Office-Formaten noch zulässig?
Ein Dokument in „Office-Format“ ist immer veränderbar und kann unprotokolliert gelöscht werden.

Bei Kleinstunternehmen, die
• keine elektronischen Ausgangsrechnungen erstellen,
• nur in geringem Umfange elektronische Eingangsrechnungen erhalten, da sie sich dem Empfang nicht entziehen können (z.B. Telekom-Rechnungen) und
• auch nicht explizit oder konkludent dem Empfang elektronischer Rechnungen zugestimmt haben,
kann auf den Einsatz eines Aufbewahrungs- bzw. Archivsystems mit der Möglichkeit des Nachweises der Unveränderbarkeit bzw. der Nachvollziehbarkeit von Änderungen verzichtet werden (z.B. DMS).

Aber !!!
Es müssen ergänzende Maßnahmen getroffen werden, um die Beweiskraft der Office-Dokumente zu erhalten, wie z.B.
• Regelmäßige Sicherungen (Backup) der Daten
• Zugriffsschutz für den Rechner bzw. auf die Ablageorte
• Verwendung von Schreibschutzmaßnahmen (Speichermedium CD, DVD etc.) und
• die Maßnahmen sind zu dokumentieren (Verfahrensdokumentation)

Ausblick: Der Druck auf Unternehmen, elektronische Rechnungen zu akzeptieren, wird steigen; sowohl im Eingangs- als auch im Ausgangsbereich. Deren Kunden und Lieferanten haben ein Interesse die eigenen Verwaltungsprozesse zu verschlanken und werden nur noch elektronische Rechnungen akzeptieren.

Insbesondere die zeitnahe Erfassung von Geschäftsfällen und die organisatorische Dokumentation der Buchhaltungsprozesse ist für kleinere Unternehmer eine Umstellung: Statt in unregelmäßigen Zeiträumen einen Stapel von Belegen zu verbuchen oder zum Steuerberater zu bringen, ist nun eine direkte und nachvollziehbare Vorgehensweise gefragt.

Meine Leistungen für Sie:
Ich stehe Ihnen für weitere Erläuterungen der neuen Grundsätze im Rahmen einer individuellen Beratung zur Verfügung. Gerne leiste ich auch Unterstützung bei der Umsetzung der neuen Regelungen im Rahmen Ihrer Betriebsbuchführung, insbesondere in Bezug auf die Einrichtung des erforderlichen internen Kontrollsystems sowie der Verfahrensdokumentation.

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